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Ciudadano

Plan de Participación Ciudadana en la Gestión

¿Qué es la estrategia de participación ciudadana?

La estrategia (o plan) de participación define los procesos que pueden ser desarrollados durante cada etapa de los proyectos o iniciativas y las interrelaciones entre etapas (incluyendo los elementos clave de decisión), estableciendo quien deberá participar, cómo se identificará a los participantes y qué herramientas se aplicarán. La estrategia debe definir los papeles y responsabilidades de todas las partes y grupos de agentes a involucrar en la toma de decisiones, incluyendo a los miembros del equipo gestor. El plan debe describir claramente el tipo de actividades de participación a desarrollar, incluyendo, por ejemplo, jornadas, encuentros locales o foros electrónicos.

Esquema de Participación ciudadana

Para el Proceso de Rendición de Cuentas (Asamblea General Ordinaria) se realizan los siguientes pasos:

1. Se reúne el Comité de Gerencia en el que se determina la fecha tentativa para llevar a cabo la Asamblea General Ordinaria, la cual se pondrá a consideración del Consejo de Administración para su aprobación.

2. Se hace un informe por área el cual contempla la gestión adelantada por la misma durante la vigencia objeto del informe; el cual es consolidado y hará parte integral del informe de Gestión que se entregará a las IES afiliadas.
3. Se envía estado de cuenta a las IES afiliadas y en el mismo se sensibiliza a las IES que se encuentran en mora en el cumplimiento de sus obligaciones, para que se pongan al día en las mismas y puedan participar en la Asamblea General Ordinaria.
4. Una vez se ha aprobado por parte del Consejo de Administración, la fecha en la cual se llevará a cabo la Asamblea, se publica en la página web la Convocatoria a la Asamblea la cual contempla el orden del día a desarrollar.
5. Se envía la convocatoria mediante correo certificado al domicilio de cada una de las afiliadas hábiles.
6. La Junta de Vigilancia verifica el listado de IES hábiles para participar en la Asamblea el cual se publica en un lugar visible de la Sede de la Entidad, lo mismo que en la página web institucional. Así mismo la Junta de Vigilancia atiende las reclamaciones de las IES que se consideran hábiles para participar y no se encuentran en la lista de hábiles.
7. Se pone a disposición de las afiliadas los libros de contabilidad e informes de gestión para su verificación y solicitudes.
8. Se determina un reglamento de asamblea
9. Se publica la Convocatoria a Asamblea en un diario de amplia circulación nacional
10. Se realiza la Asamblea verificando que se cumplan todos los lineamientos previstos en la ley con el fin de evitar que la Asamblea se torne ineficaz.

Siguiendo el marco de la Estrategia de Gobierno en Línea, se ponen en práctica los lineamientos del Componente Democracia en Línea así:

Convocatoria. Espacio permanente de promoción para la participación en el proceso, estableciendo los medios a utilizar (página web, correo electrónico, telefonía móvil, telefonía fija, correo certificado, comunicaciones vía Fax, aviso en diario de amplia circulación nacional).

Consulta. Se acuerda con los miembros del Consejo de Administración, el orden del día a desarrollar en la Asamblea. En el mismo sentido y en el caso que se tenga previsto hacer reformas de estatutos o tratar temas que requieran estudio previo, se envían los proyectos a las IES con la debida antelación con el fin de recibir sus observaciones y/o recomendaciones

Realimentación. Publicación de los estados financieros del FODESEP en la página web. Así mismo, envío por correo certificado de su estado de cuenta en la que se evidencie la revalorización de aportes cuando a ello hubiere lugar, entre otros.

Mecanismos y escenarios de Participación Ciudadana

El FODESEP ha puesto a disposición de sus partes interesadas diferentes medios y canales a través de los cuales la ciudadanía y población objetivo puede acceder a la información de la entidad así como participar activamente en el diseño, formulación y seguimiento de políticas, planes, programas, entre otros, a través de los espacios de interlocución que se mencionan a continuación:  

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Esquema de Seguimiento

  • Consejo de Administración: es un grupo de administración nombrado por la Asamblea General y con participación de los delegados del Estado, Ministerio de Educación Nacional e ICETEX, que buscan el cumplimiento misional de la entidad, orientando a la Gerencia General y su equipo de trabajo a la ejecución de sus funciones previstas en su decreto reglamentario 2905 de 1994 y su estatuto.
  • Junta de Vigilancia: Es un organismo integrado por tres miembros principales y sus respectivos suplentes elegidos por la Asamblea General que tienen a su cargo velar por su el correcto funcionamiento y administración eficiente del FODESEP.
  • Revisor Fiscal: Es un Contador Público elegido por la Asamblea General del FODESEP que tiene a su cargo el control fiscal de los bienes, recursos, ingresos y gastos; además de la revisión y vigilancia contable de la entidad.